Projekt hatókör és kockázatok definiálása
Previous Topic  Next Topic 

Projekt indítása

A szoftver Projekt útmutatójának Projekt részében van néhány lépés, ami hasznos a korai projekt fázisban.

Kattintson az Adatok pontra, és adja meg a következő információkat:


Feljegyzések és Linkek pontban azokat a másutt tárolt információkat adhatja meg, ami kapcsolatos a projekttel.

A feljegyzések emlékeztetőkként használhatók a fontosabb részletekhez, amik a projektre vontatkoznak. Amikor egy feljegyzést ír, egyéb kapcsolódó adatok megadása is szükséges lehet (sorszám, dátum, körülmény).

Egy projekthez rengeteg információ kapcsolódhat, amelyeket linkkel adhatunk meg (fájlok, webcím). Adjon meg hozzá olyan leírást, amelynek segítségével könnyen tudja azonosítani a linkelt adatot.


Feltételezések és korlátozások fontos adatok a projekt terv elkészítéséhez.

A feltételezések olyan tényezők, amelyekről feltételezzük, hogy megvalósíthatók a tervezésnél, de csak bizonyos kockázattal (pl. egy tevékenységhez szükségünk van egy speciális eszközre, és a projektmenedzser feltételezheti, hogy az rendelkezésre tud majd állni).

A korlátozások a projekt lehetőségeit hátráltatják. Egy jól ismert példa erre a költségvetés. 


A feltételezéseket és a korlátozásokat a projekttervezés minden szempontjából figyelembe kell venni.

Naptárak definiálása

A naptárak szükségesek a munkarendek definiálásához az erőforrások és a tevékenységek részére. A Projekt útmutató Naptár pontjában vagy a Beállítások menü Naptár parancsával lehet újat létrehozni, vagy meglévőt módosítani.


Vállalati naptár az a naptár, amelyet a legtöbb erőforrás használ. Ez az alapnaptár minden újonnan létrehozott emberi erőforráshoz. A Projekt naptár az alapnaptár a projekt tevékenységeihez. 


Figyelem: bár az előre definiált naptárak módosíthatók, de ezt nem tanácsos a projekt folyamán megtenni. Ha egy erőforrás speciális naptárat igényel (rendszeresen, nem csak néhány speciális napon), a Naptár szerkesztőben válasszon ki egy olyan naptárat, amelyik  a lehető legkevésbé tér el a létrehozandótól, majd kattintson az Új naptár gombra a másolásához (pl. ha a Standard naptárat jelöljük ki, akkor az újonnan létrehozott naptár neve Standard másolata lesz. Adjon meg egy megfelelő nevet (a legördülő menü szerkeszthető). Egy napot a héten munkanapnak / munkaszüneti napnak minősíteni a bejelöléssel / jelölés megszüntetésével lehet. A munkarend beállításához első lépésként jelölje ki a kívánt napokat a héten (több nap kijelölése a Ctrl/Shift + kattintással, vagy egérrel lehetséges), és változtassa meg ezeket egyszerre a munkaórák megadásával.

A kijelölt napokhoz a munkaórák beállításának szabályai egyszerű:


Példa: tegyük fel, hogy egy erőforrás részmunkaidőben dolgozik 16:00-20:00-ig. A legjobb megoldás, ha készít egy Standard másolata naptárat, és átnevezi valamire. Jelölje ki az összes hétköznapot hétfőtől péntekig, és változtassa meg a munkarendet. Amit tennie kell: kitörölni az összes időszakot, majd megadni azt, amire szükségünk van. Kicsit pontosabban: jelölje ki az első sort (8:00-tól 12:00-ig) és nyomja meg a Del (törlés) gombot. Tegye ugyanezt a megmaradó sorral (13:00-tól 17:00-ig). Most csak egyetlen üres sorral rendelkezik, amibe beírhatja a megfelelő értékeket. Jelen esetben a -tól mezőb írja be a 16:00-t, majd nyomja meg az Enter gombot. Ekkor az -ig mezőben megjelenik a 16:01 érték.  Ezt változtassa meg 20:00-ra (kattintson kétszer a meglévő számra a szerkesztéséhez). A beírás után nyomja meg az Enter gombot.



A tevékenységekhez új naptárakat kell létrehozni még akkor is, ha csak kis különbség van a munkaidőben, összehasonlítva a meglévő naptárakkal, mivel a tevékenységeknél nem lehet megadni a saját munkaidejüket a Részletek panelben (ez a szituáció jóval ritkábban következik be, mint az erőforrások esetén).


Fontos: egy már használatban lévő naptár megváltoztatásával annak megfelelően befolyásolja az ütemtervet is!


Ha egy speciális munkarendet akar megadni bizonyos napokhoz, kattintson az Ünnepnapok, szabadnapok és más speciális napok beállítása szövegre. Válassza ki a dátumot és módosítsa a munkarendjét vagy állítsa be Munkaszüneti napként. Ha gyorsan  vissza akar térni a normál munkarendhez, amit korábban a Munkanapok beállításánál megadott, válassza a Heti munkarendet. Az Egyedi munkarend a kijelölt nap(ok)hoz egy előre definiált munkarendet rendel hozzá, amit a Beállítások > Alapbeállítások > Ütemezés fülnél lehet megváltoztatni. 


A felesleges naptárakat a Törlés gombbal lehet eltávolítani. Ha egy használatban lévő naptárat törölne, figyelmeztető üzenetet kap, hogy helyettesítse egy már meglévővel, amit egy legördülő menüből választhat ki.

Projekt kockázatok

Jegyezze fel az azonosított projekt kockázatokat, és állítsa be a hatásuk szintjét valamint a bekövetkezésük valószínűségét.

A kijelölt kockázathoz gondoljon ki egy tervet, hogyan tudná csökkenteni a veszélyt annak érdekében, hogy elkerülje a projekt céljainak meghiúsulását. Ezt a tervet írja le a Megjegyzések szövegdobozba. Több kockázatkezelési tervet meghatározása jó elgondolás lehet, mivel idővel ezek megalapozottsága változhat, és így azok hatásossága is. Azok a kockázatok, amelyek nem igényelnek új akciókat (pl a kockázat elfogadottá válik vagy jelentősége minimális lett) lezárt-ra állíthatók a Státus oszlopban. A táblázatot Státus szerint rendezve lehetővé teszi, hogy az aktív kockázatokra (nyitott-an megjelölve) koncentráljon.

A táblázatot valamelyik oszlop szerint rendezni úgy lehet, hogy rákattint az oszlop fejlécére. A második kattintással a rendezési elv megfordul.


Tipp: Ha vissza akar térni egy nem rendezett táblázathoz (a kockázatok a beírásuk sorrendjében jelennek meg), nyomja le a Shift gombot, és kattintson a táblázat fejlécére (bárhova). A Megjegyzés szövegdobozt elrejtheti/megjelenítheti az ikonra kattintva.