Bevezetés

A program futtatásakor a következő elemek láthatók a képernyőn:

• Menü (a megszokott helyen, felül)
• Fő eszközsor, projekt eszközsor (csak a Multi Project verzióban) és levelezés eszközsor (jobbra, a menü alatt)
• Nyomógomb eszközsor (a jobb felső részen)
• Projekt útmutatója (a bal oldalon)
• Projekt Részletes útmutatója (a jobb oldal középső részén)
• Fő ablak (a jobb oldal alsó része) - jelenleg a Munkaerő és eszközök  látható(kiemelve a Projekt útmutató-ban)

Más nézetben a munkaablak néha két részre oszlik (egy táblázatra és egy grafikonra).

A későbbi projekt lépéseknél egy új, Nézet eszközsor jelenik meg a fő eszközsor alatt. Ez csak azokat a parancsokat tartalmazza, ami az adott nézetnél lehet szükséges.

Szintén a projekt egy későbbi állapotában jelenik meg a Részletek ablak a tevékenységekhez, az erőforrásokhoz és a kockázatokhoz. Ez a fő ablak alatt jelenik meg, ha be van kapcsolva a megjelenítése.

A RationalPlan részeinek megjelenítése/elrejtése

Az előzőekben bemutatott elemek közül néhány megjelenítését ki/be lehet kapcsolni:

Eszközsor

A Beállítások > Eszközsor ... menüpontban kijelölheti a megjelenítendő eszközsorokat.

Projekt útmutató panel

a) Az Útmutató panel elrejtéséhez a piros körrel megjelölt x gombra kell kattintani (vagy a Nézet menüben az Útmutató-ra)

b)  Az Útmutató panel megjelenítéséhez a piros körrel megjelölt >> gombra kell kattintani (vagy a Nézet menüben ismét az Útmutató-ra)

Projekt Részletes útmutató panel

Ezt hasonló módon lehet ki/bekapcsolni, mint az előbb említett Útmutató panelt a Bezárás gombbal, vagy a Nézet menü alatt a Részletes útmutatóra kattintva. Megjeleníteni a Nézet menüben lehet, ha ismét a Részletes útmutatóra kattint.

Fő ablak

Néhány nézetben a Fő ablak két részből áll (egy táblázatból és egy grafikonból). Lehetőség van csak az egyiket megjeleníteni a kis nyilak segítségével, amelyek az elválasztóvonalon fekszenek.

Ha a kockázatok, feladatok vagy az erőforrások táblázat látható, egy Adatok ablak jeleníthető meg a jobb-kattintás menüben (a táblázaton vagy a grafikonon) vagy a Nézet eszközsor  ikonjára kattintva. Ezen a panelen adatok találhatók a táblázatban kijelölt elemről.

Alapbeállítások

A Beállítások/Alapbeállítások menüben a RationalPlan alapvető beállításait tehetjük meg.

Ütemezés fül

a) Dátum formátum

A legegyszerűbb mód, hogy a legmegfelelőbb dátumformátumot beállítsuk, hogy kiválasztjuk a legördülő menüből.

Ha nem találjuk meg, be is lehet gépelni, mivel a legördülő menü szerkeszthető. A következő szabályokat kell betartani:

• y - év (yy - '09; yyyy - 2009)
• M - hónap (MM - 03, MMM - Márc., MMMM - Március)
• w - hét sorszáma az évben (szám)
• W - hét sorszáma a hónapban (szám)
• D - nap sorszáma az évben (szám)
• d - nap sorszáma a hónapban (szám)
• E - nap neve (E-től EEE-ig: Sze, EEEE - Szerda)
• a - De/Du jelző
• H - órák a napban (0-23)
• k - órák a napban (1-24)
• K - órák 12 órás rendszerben (0-11)
• h - órák 12 órás rendszerben (1-12)
• m - perc (szám)
• s - másodperc (szám)
• z - nemzetközi időzóna (pl. CET:  közép-európai időzóna)

Példák:

yyyy.MM.dd (2014.03.01)

yyyy.MMMM.dd (2014.március.01)

EEE, MMM d (Szo, márc. 01)

b) Óra/nap, óra/hét és nap/hónap

A munkaórák, amellyel a dátumot számítjuk ki egy napra vonatkozóan a táblázatban megadott tevékenységhez (pl. ha a táblázatban a feladathoz 10 órát rendelünk, és egy 8 munkaórás naptárat véve a Gantt-diagramban úgy fog megjelenni, mint 1 nap, és a második nap még 2 óra). Ez  azért van így, mert egy tevékenység munkaidejét a hozzárendelt időtartamból és az Óra/nap, Óra/hét és Nap/hónap mezőben beállított értékekből számítja ki. A grafikusan ábrázolt időtartam (a Gantt-diagramban) a kiszámított munkaidőnek és a tevékenység naptárának az eredménye.

Következtetés: a tevékenység naptárában a Óra/nap, Óra/hét és Nap/hónap mezőben beállított értékekkel.

c) Időtartalék a kritikus tevékenységekhez

Egy tevékenység kritikusnak van megjelölve, ha egy késés, amelyiknek az értéke nagyobb, mint az időtartalék, hosszabbra változtatja a projekt befejezésének dátumát Növelje meg ezt az értéket, ha "előzetesen" meg akarja nézni, hogy a tevékenységek hogyan befolyásolják a projekt befejezését. Alaphelyzetben ez az  érték nulla.

d) Időtartam mértékegységek (y = évek, mo = hónapok, w = hetek, d = napok, h = órák, m = percek)

e) Pénznem egységek - ebben a mezőben megadhat bármilyen jelölést, amelyet a programban alkalmazni akar a pénznemhez

f) Erőforrások kényszerítése, hogy a tevékenység naptárat használják alapértelmezettnek

Ha bejelöli ezt az opciót, az erőforrások a következő naptárat használják a saját naptára helyett az új tevékenységeknél alapértelmezettként. Ebben az esetben, ha a tevékenység naptárban olyan munkaórák vannak, amelyek nem munkaórák az erőforrás naptárban, akkor az erőforrás túlórákat fog számolni (amelyekhez általában magasabb díj tartozik, mint a normál órákhoz).

g) Új tevékenységek fix-mennyiségűként

Ezzel az opcióval az újonnan létrehozott tevékenységek fix mennyiség tulajdonság beállítással fognak rendelkezni.

h) Új tevékenységek munkamennyiség alapúként

Ezzel az opcióval az újonnan létrehozott tevékenységek munkamennyiség tulajdonság beállítással fognak rendelkezni.

i) Egyedi munkarend definiálása

Itt olyan munkaidőt lehet megadni, amelyet Egyedi munkarendként fog használni a szoftver, amikor speciális napokat állítunk be egy naptárban.

Nézet fül

A Beállítások/Alapbeállítások menüben a Nézet ablakban kijelölheti, hogy mely elemeket akar megjeleníteni:

1. Tevékenységszerkezet-kód (WBS kód) - ez az opció automatikusan  kódot jelenít meg a tevékenységekhez (a Multi Project verziónál az első kódszint a projekt kódja)
2. Projekt gyökér - a projektet tevékenység összegzésként mutatja szürke színnel, és nem feketén, mint ahogyan a tevékenységorienált nézetekben (WBS, Gantt, Tevékenység lap) nézetekben
3. függőleges vonalak (Projekt kezdése - zöld, Projekt becsült kezdése - sárga, Projekt befejezése - piros, Aktuális dátum - kék)
4. Kijelölés a diagramon - megjeleníti a táblázat sorkijelölését a Gantt diagramban
5. vízszintes és függőleges rácsvonalak a táblázat sorának és az alsó mértékegységeknek megfelelően
6. Munkamentes időszakok megjelenítése függőleges szürke sávokkal
7. Fókuszpont jelölés - egy kék jel a diagram fejlécén, amelyik a fix pontot jelöli a kicsinyítés/nagyítás alkalmával
8. Gantt diagram beállítások - a Gantt diagramon megjelenítendő elemek (projekt kódja, tevékenység azonosítója, neve, időtartama, munkája, készültsége, kezdési dátuma, befejezési dátuma, hozzárendelt erőforrások neve, hozzárendelt erőforrások kódja

Általános fül

A Beállítások/Alapbeállítások menüben az Általános ablakban megadhatja 

1. a vállalat adatait (név, adószám, adókulcs, cím, logó),
2. az adatok tárolási helyét (ha az internetes szolgáltatók szerverének valamelyikén akarja tárolni),
3. az üdvözlő ablak megjelenítését a program indulásakor,
4. a frissítések leellenőrzését a program indulásakor (élő internetes kapcsolat szükséges hozzá),
5. a fájl lezárását vagy nyitva hagyását (ha egy fájl le van zárva, más felhasználó megnyithatja ugyan, de nem mentheti el),
6. a kezelőfelület nyelvét

Színek fül

A Beállítások/Alapbeállítások menüben a Színek ablakban megadhatja  a Gantt-diagram elemeinek színét. Válassza ki az az elemet, amelyiknek a színét meg akarja változtatni (tevékenységek, fázisok, mérföldkövek, projektek, kritikus tevékenységek, alaptervek vagy készültségi fok), és válasszon egy színt a Színpalettáról vagy definiáljon egy alapszín értéket az RGB fül ablakában. Amint beállított egy új színt, az megjelenik a Gantt-diagramban, így anélkül láthatja a változtatást, hogy bezárná az ablakot. Az alapértelmezett szín visszaállításához kattintson az Alapértékek visszaállítása gombra a szín mellett, vagy az alul lévő gombra, hogy az összes színt visszaállítsa. A Színpaletta nézetben a nemrégen használt színek külön is megjelennek.

E-mail fül

A Beállítások/Alapbeállítások menüben az E-mail ablakban beállíthatja az e-mail feladójának adatait, hogy honnan küldi el a projekt információit az erőforrások részére, valamint az e-mail sablont.

1. e-mail szerverbeállítások (SMTP szerver címe és portja, használ-e SSL-t  és/vagy TLS-t),
2. az e-mail fiók adatait (felhasználónév és jelszó),
3. az e-mail sablonhoz tartozó adatokat (feladó címe, az e-mail tartalma),
4. mellékelni akarja-e a hozzárendeléseket iCalendar fájlként, valamint annak formátumát.

Szerver fül

A Beállítások/Alapbeállítások menüben a Szerver ablakban megadhatja azt az URL-t, ahová a szerver verzió telepítve van. A RationalPlan Multi Project ezt a címet fogja használni, amikor adatot cserél a szerverrel.

Nyomtatás fül

A Beállítások/Alapbeállítások menüben a Nyomtatás ablakban beállíthatja a vállalat arculatának megfelelő nyomtatási formát. Megadhatja a fejlécet és a láblécet. Pl. hova akarja elhelyezni a cég nevét, a logót a nyomtatott formátumban. A támogatott logó fájlformátuma csak png lehet. Ezenkívül megadhatók a felső és az alsó margó mérete.

Táblázat beállítások

A táblázat jobb felső sarkában található gombra kattintva beállíthatja a táblázatot.

A legördülő menüben válassza ki azokat az oszlopokat, amelyeket meg akar jeleníteni. Ezek a beállítások érvényesülnek a nyomtatott kimutatásokban is, amelyet PDF formátumba lehet generálni.

Az oszlop fejlécnevek alatt három másik opció is van:

• vízszintes görgetősáv (az oszlopszélességeket az ablak méretéhez igazítja)
• Összes oszlop tömörítése (az összes látható oszlopot a minimális méretűre csökkent)
• Kijelölt oszlop tömörítése (a kijelölt oszlop szélességét a minimális méretűre csökkenti)

Az oszlopok sorrendjének megváltoztatásához az oszlop fejrészét kell megragadni az egér segítségével, és a kívánt helyre vinni. A mozgatás alatt látható, hogy hova kerülne az oszlop.

Oszlopokat be is lehet illeszteni (ha nem látható még), vagy láthatót el lehet rejteni, ha a táblázat fejrészére az egér jobb gombjával rákattint, és kiválasztja a megfelelő parancsot a menüből.

Több egyéni oszlop is rendelkezésre áll, amelyek a megjelenítés után átnevezhetők, ha a fejrész fölött az egér jobb gombjával rákattint, és a Név szerkesztése... menüpontot választja ki.

Grafikus beállítások

A Beállítások/Alapbeállítások menüben a Nézet fülnél megadhatjuk, hogy bizonyos grafikus elemek megjelenjenek-e vagy sem.

A tevékenység-sávok és a munkamentes időszakok megjelenését a jobb-egérgomb menü vagy kétszer a grafikus területre kattintás segítségével állíthatja be Kerekített/Normál nézetűre (Gantt-diagramnál,  tevékenység listánál, erőforrás listánál működik). A Kerekített nézet az alaphelyzet. Ebben az esetben a tevékenységsávok a kezdő nap elejétől a befejező nap végéig fognak tartani, ha a tevékenység kezdő és befejező dátumai megegyeznek a munkaidő kezdő és befejező dátumával (a projekt naptár szerint). A korrekció a munkamentes időt reprezentáló függőleges sávokra is érvényes lesz. A Normál nézet a tevékenységsávokat és a munkamentes időszakokat körülbelül úgy jeleníti meg, mint ahogyan ténylegesen vannak.

A Beállítások/Alapbeállítások menüben a Színek fülnél (vagy a Gantt-diagram grafikus területén az egér jobb gombjával kattintva) a tevékenységsávok és a készültségi sávok színeit lehet beállítani.

Egy adott tevékenység színének a megváltoztatásához a Részletek ablak Színek fülére kattintson. Ha az aktuális tevékenység egy fázis, az azt jelenti, hogy vannak altevékenységei (tevékenységek, mérföldkövek, alfázisok). A kiválasztott színt ezekhez is alkalmazható, ha a megfelelő kijelölőnégyzetet bejelöli. Ha vissza akarja állítani a teljes alág színeit, beleértve a fázist is, kattintson az Alágak alapértelmezett színe gombra.

Eszközsorok

Fő eszközsor

Projekt eszközsor

E-mail eszközsor

Nyomógomb eszközsor

Nézet eszközsor

Minden nézethez (Portfólió, WBS, Gantt, stb.) csak az alkalmazható parancsok láthatók a következők közül:

Gyorsbillentyűk

Ctrl-N - megnyit egy új fájlt

Ctrl-O - megnyit egy meglévő fájlt

Ctrl-W - bezárja az aktuális fájlt

Ctrl-S - elmenti az aktuális fájlt

Ctrl-E - exportálja az adatokat (egy .xls fájlba)

Ctrl-P - megnyitja a nyomtatás párbeszédablakot

Ctrl-Z - visszavonja az utolsó parancsot

Ctrl-Y - a visszavonást érvényteleníti

Ctrl-jobbra - aktuális tevékenységet behúzza

Ctrl-balra - aktuális tevékenységet kihúzza

Ctrl-fel - aktuális tevékenységet eggyel feljebb mozgatja (ugyanazon a szinten)

Ctrl-le - aktuális tevékenységet eggyel lejjebb mozgatja (ugyanazon a szinten)

Ctrl-NumPad + - mindent kinyit

Ctrl-NumPad - - mindent bezár

Ctrl-X - kivág (egy teljes sort, ha ki van jelölve, vagy szerkesztési módban a kijelölt szöveget)

Ctrl-C - másol (egy teljes sort, ha ki van jelölve, vagy szerkesztési módban a kijelölt szöveget)

Ctrl-V - beilleszt

Ctrl-L - kijelölt tevékenységeket összekapcsolja (linkeli)

Ctrl-U - kijelölt tevékenységeket szétbontja (megszünteti a linket)

Ctrl-G - ugrás a kijelölt tevékenységhez

Ctrl-egér görgőjét előre - nagyítás

Ctrl-egér görgőjét hátra - kicsinyítés