Először a Beállítások > Alapbeállítások > Email menüben ekll megadni az e-mail szerverrel kapcsolatos beállításokat.

Az e-mail sablon személyre szabását egyszerűen úgy hajthatja végre, hogy átírja az E-mail sablon szövegdobozban lévő szöveget. Van néhány változó, amelyek adatokat adhat meg a projekttel kapcsolatban. Ezek a következők:

#Eroforras - az erőforrás neve

#KezdesDatuma - a hozzárendelés feltételezett kezdő időpontja

#BefejezesDatuma - a hozzárendelés feltételezett befejező időpontja

EroforrasHozzarendelesekLista - táblázat a hozzárendelésekkel kapcsolatos információkról az adott időpontban

Minden e-maillel egy .ics fájl kerül generálásra, és mellékletként csatolásra kerül. Ez egy szabványos mód arra,  hogy naptár információkat tároljunk egy szöveges fájlban. Ezt a formátumot használja pl az iCal a Machintosh-on és a Google Calendar is. A hozzárendelések VEvent vagy VToDo formátumban definiálhatók, ahogyan számunkra szükséges.