1. Munkalebontási struktúra (WBS) létrehozása

A munkalebontási struktúra (Work Breakdown Structure = WBS) a projekt szétbontása kisebb egységekre (termékekre) lefedve a projekt teljes hatókörét.

A projekt végső eredményéből kiindulva a fő projekttermékeket kell azonosítani. Lépésről lépésre a termékek altermékekre lesznek lebontva egészen addig, amíg a létrehozásukhoz szükséges tevékenységek meghatározhatók. Egy altermék vagy egy tevékenység beszúrásához kattintson az egér jobb gombjával a megfelelő termékre, és válassza ki az Altevékenység beszúrása parancsot.

A termékek és altermékek fastruktúráját létre lehet hozni egyszerűen azok felsorolásával, majd a be- és kihúzást következetesen alkalmazva az alá-fölé rendeltség kialakításával. A be- és kihúzást az eszközsoron található ikonokkal ( és ) vagy a jobb egérgomb menüjéből a parancsok használatával lehet végrehajtani.

Egy szokásos fastruktúra a következőképpen néz ki:

Ha szükséges, az elemeket felfelé és lefelé is lehet mozgatni ugyanazon a szinten a fastruktúrában a és a  ikonok segítségével, vagy használható a Kivágás (Ctrol+X) és Beillesztés (Ctrl+V) parancsokkal.

A WBS elemekhez megjegyzést is lehet fűzni a Részletek ablakban, amit a jobb egérgomb menüben a Tevékenység adatai paranccsal lehet megjeleníteni, vagy az ikonnal.

2. Tevékenységek ütemezése

A tevékenységeket a megfelelő egymás utáni sorrendbe az egyes tevékenységek megelőző és követő tevékenységeinek kijelölésével tehetjük. Ezzel a módszerrel ennek megfelelően megváltoztatja a sorrendben elfoglalt helyét.

Egy link létrehozásához vigye az egeret a megelőző sávja fölé a Gantt-diagramon addig, amíg a kurzor nem vált át alakúvá, és megragadva vigye a követő tevékenység sávjához, vagy jelölje ki a tevékenységeket, majd kattintson az   ikonra (ez linkekkel összeláncolja a kijelölt tevékenységeket, ezen kívül többszörös tevékenység-kijelöléssel is működik).

Az alapértelmezett linktípus a Befejezés-kezdés. 

Ha a diagramban kettőt rákattint az összekapcsoló nyílra, ezzel megnyitja a Függőség adatai ablakot. Itt megadhatja a link eltérését, ami a megelőző és követő tevékenységek megadott dátumai közötti késleltetést jelenti. (pl. a Befejezés-kezdés esetén az eltérési idő az az idő, ami a megelőző befejezésétől a követő kezdéséig elteljen.) Egy negatív eltérés megegyezik egy pozitív átfutási idővel (azaz a követő tevékenység hamarabb elkezdődhet, mint ahogyan a megelőző befejeződne). Egy kapcsolódás törléséhez jelölje ki, és nyomja meg a Törlés gombot a Függőség adatai ablakban, vagy jelölje ki a tevékenységet (lehet többszörös kijelölés), majd kattintson az ikonra (az összes link a kijelölt tevékenységek között törölve lesz).

A tevékenységhez egy korlátozást úgy tudunk beállítani,  hogy kiválasztjuk a típusát és a dátumát a Részletek fülön a Részletek ablakban.

Az alkalmazható korlátozások:

• Minél korábban (MiKo) - a tevékenység a projektben a becsült kezdési időpontban  fog kezdődni(nincs korlátozás beállítva)
• Kezdés legkorábban (KLKo) - a tevékenység a kijelölt időpontban vagy később (egy másik kapcsolódás miatt) fog kezdődni
• Kezdés legkésőbb (KLKé) - a tevékenység nem kezdődhet később a kijelölt időpontnál még akkor sem, ha egy másik kapcsolódás erre kényszerítené (ebben az esetben egy hibaüzenet jelenik meg, és a parancs nem kerül végrehajtásra)
• Befejezés legkorábban (BLKo) - a tevékenység a kijelölt időpontban vagy később fog befejeződni
• Befejezés legkésőbb (BLKé) - a tevékenység nem fejeződhet be később a kijelölt időpontnál még akkor sem, ha egy kapcsolódás erre kényszerítené (ebben az esetben egy hibaüzenet jelenik meg, és a parancs nem kerül végrehajtásra)
• Kezdés ekkor (KEk) - a tevékenység pontosan a kijelölt időpontban fog kezdődni
• Befejezés ekkor (BEk) - a tevékenység pontosan a kijelölt időpontban fog befejeződni

Figyelem: Ha egy tevékenységet átmozgatunk a Gantt-diagramban az egérrel, egy Kezdés legkorábban (KLKo) korlát lesz a tevékenységhez rendelve!

A korlátok mellet egy befejezési határidőt is hozzárendelhetünk minden egyes tevékenységhez. Ha a tevékenység befejezési dátuma később van, mint a befejezési határidő, egy figyelmeztető jel fog megjelenni az Infó oszlopban. Becsülje meg az egyes tevékenységek időtartamát, és adja meg az Időtartam oszlopban.

Néhány tevékenység a projekt naptártól eltérőre van szüksége (pl. egy tevékenységet nem lehet megszakítani, így egy 24-órás naptárra van szüksége, míg a többi a standard 8-órás naptárat használja). Egy tevékenységhez úgy tudunk hozzárendelni egy naptárat, ha a megfelelő cellára kattintunk a Naptár oszlopban, és kijelöljük a megfelelőt. Ha szükséges,  definiáljon további naptárakat a Projekt útmutató Naptár pontjánál az Új naptár paranccsal, vagy a Beállítások menü Naptár pontjánál. (Lásd Naptár definiálása résznél).

Az erőforrások a tevékenység naptárát használják bejelölésével a Részletek fülön a hozzárendelt erőforrásokat arra kényszeríti, hogy a tevékenység munkarendjét kövessék. Ennek a bejelölésével az erőforrások az aktuális tevékenységeknél a tevékenység naptárát fogják követni a sajátjuk helyett. Ez lehet, hogy egy erőforrást munkába hoz még akkor is, ha számára éppen munkamentes órái lennének (de munkaórái vannak a tevékenységnek). Tehát ezzel az erőforrás túlórázhat (amit más óradíjjal fizetnek, mint a rendszeres munkaórát - lásd Emberi erőforrások és eszközök hozzáadása részt).

A hozzárendelés mennyiségének megtartása (fix mennyiségű tevékenység) és a Próbálja meg a munkamennyiséget megtartani, amikor az erőforrások/időtartam megváltozik (munkamennyiség alapú tevékenység) bejelölésével meghatározza a tevékenység viselkedését, amikor megváltoznak a hozzárendelt erőforrások vagy a három változó (munka, időtartam, mennyiség) közül az egyik. Például, amikor hozzáadunk egy erőforrást, és az első van bejelölve, a munka fog módosulni (a mennyiség nem változik), ha pedig mindkettő be van jelölve, az időtartam fog alkalmazkodni (a mennyiség és a munka változatlan marad).

Tipp: ezek az opciók megtalálhatók az Erőforrás fülön is. 

A fontos részleteket jegyezzük fel, ami a tevékenységgel kapcsolatos.

Tipp: személyre szabhatja a Gantt-táblázatot oszlopok hozzáadásával és törlésével. Kattintson az egér jobb gombjával az oszlop fejlécén és illesszen be új oszlopokat, vagy kattintson a táblázat jobb felső sarkában lévő gombra, és jelölje ki azokat az oszlopokat, amelyekre szüksége van (lásd bővebben a Táblázat beállításai részben) .

3. Emberi erőforrások és eszközök hozzáadása

Az elkészült munkalebontási struktúra (WBS) - termékek és tevékenységek - alapján az erőforrás tervezést a szükséges munkaerő és eszközök meghatározásával kezdjük. Töltse ki az erőforrás naptár szerinti (normál) munkaórák költségét az Alapdíjnál, valamint a normál munkaórán felüli munka után járó díjat a Túlóradíjnál.

Alapbeállításban az erőforrások a Vállalati naptárat használják (semmilyen beállítás sincs). Speciális esetekben egyes erőforrások speciális munkarendben dolgoznak (rendszeres munkarend, nem csak egyes napokon). Ekkor válasszon ki egy meglévő naptárat a Naptár oszlopban. Ha egyik sem felel meg a listában, hozzon létre egy újat, kövesse a Naptár definiálása résznél leírtakat.

Általában kis különbségek vannak az erőforrások munkarendjében, amelyeknek ugyanaz a naptáruk (pl. máskor van a szabadságuk). A Munkaidő fülön a Részletek panelen személyre szabhatja a munkarendet az egyes erőforrásokhoz anélkül, hogy sok új naptárat hozna létre. Ha a változások az ugyanazt a naptárat használók mindegyikére vonatkozik (pl. nemzeti ünnepek), akkor ezeket az adott naptárban kell módosítani (Beállítások menü Naptár pontja vagy a Projekt útmutató Naptár pontjában).

Ha ugyanabból az erőforrásból több van (pl. 5 daru), akkor az Erőforrás neve oszlopban megadhatja a Daru elnevezést, és a maximális mennyiséget (MaxEgység) 5-re állíthatja jelezve annak rendelkezésre álló mennyiségét.

Ha egy erőforrás munkarendjének csak egy része van az adott projekthez rendelve (vagy az összes projekthez a Multi Project verzióban), a MaxEgység értéke csak egy részmennyiség lesz.

4. Anyagok hozzáadása

Az erőforrás tervezés teljességéhez hozzátartozik a szükséges anyagok meghatározása is. Mindegyikhez megadhatunk egy egységárat (csak a számot kell beírni az oszlopba, a pénznem automatikusan hozzáadódik), és a mértékegységet. A pénznemet az Alapbeállításoknál megadottak szerint lehet megváltoztatni. Ha szükséges, egy kódot is megadhatunk.

5. Erőforrások hozzárendelése a tevékenységekhez

A Részletek ablakban válassza ki a tevékenység elkészítéséhez szükséges erőforrásokat.

Az emberi erőforrásnál az Egység együttható a munkarend hányadát mutatja, amelyet az aktuális tevékenységhez szántak. Például ha egy erőforrásnak 8 órás munkanapja van, és 0,5 egységet állít be, akkor ez az erőforrás 4 órát fog ebben a tevékenységben dolgozni.

Az anyagoknál az Egység a feladat elvégzéséhez szükséges mennyiséget jelöli.

Az erőforrás hozzárendelések alatt a tevékenység munkája alul megjelenik (a táblázatban is, a Munka oszlopban).

A munka időmennyiségének (Munka) megtartásához és az időtartam módosulásához, amikor az erőforrások változnak (új erőforrás hozzárendelése, erőforrás eltávolítása, az erőforráshoz rendelt egység megváltoztatása), jelölje be a Próbálja meg a munkamennyiséget megtartani, amikor az erőforrások/időtartam megváltozik (munkamennyiség alapú tevékenység) opciót (szintén az alsó részben).

A tevékenység elvégzéséhez szükséges munka mennyiségét megváltoztathatjuk a táblázat Munka oszlopában. Ebben az esetben a tevékenység időtartama fog megváltozni, hogy megfeleljen a munkamennyiségnek és a kiosztott erőforrásoknak.

6. Az erőforrások kiegyenlítése (a túlterhelés elkerülése)

Az erőforrások kiegyenlítésse az erőforrások munkaeloszlásának kiegyensúlyozását jelenti, kezdve a túlterhelés megoldásával.

Ez a kettős nézet (Gantt-diagram felül, Erőforrások alul) egyszerre nyújt információt a tevékenységekről és az erőforrásokról, hogy megkönnyítse az erőforrás-kiegyenlítést.

Alapvetően az Erőforrás nézet az erőforrással összefüggő adatokat mutatja: munkaórák, hozzárendelések és problémák, színekkel jelölve. Láthatók itt a túlterhelt erőforrások (azok az erőforrások, amelyeknek többet kell dolgozniuk a hozzájuk rendelt tevékenységekben, mint amennyi lehetséges a naptáruk és a MaxEgység szerint) piros színnel jelölve, és azok az erőforrások, amelyeknek túlórában kell dolgozniuk (a munkaütemezés a normál munkaórák fölött van) sárga színnel jelölve. A táblázat szintén megmutatja a hozzárendelt tevékenységeket és az időkeretet, amikor a probléma felmerül. A körülményektől függően lehetsége néhány módszer, hogy megoldjuk a túlterhelést::

1. távolítson el erőforrásokat, vagy csökkentse az Egység értékét néhány erőforrás hozzárendelésnél addig, amíg az összeg alatta marad a MaxEgység értékének. Ha szükséges, szabad erőforrásokat lehet hozzáadni (a rendelkezésre álló órákat zöld szín jelöli). Ezt ebben a nézetben úgy teheti meg, hogy kijelöli a megfelelő tevékenységet, megnyitja a Részletek ablakot az alsó részben, rákattint az Erőforrások fülre, és elvégzi a szükséges módosításokat. 
   Tipp: Ha állandó értéken tartsa a tevékenységhez szükséges munkaidejét, még bármely hozzárendelés módosítása előtt jelölje ki a  Próbálja meg a munkamennyiséget megtartani, amikor az erőforrások/időtartam megváltozik (munkamennyiség alapú tevékenység) opciót az Erőforrások fül aljánál. Így a tevékenység időtartama automatikusan megváltozik a hozzárendelt erőforrások munkamennyiségének megfelelően.
2. Mozgasson egy vagy több tevékenységet, ha úgy véli, az erőforrások hiánya egy korlátot jelent. Ezen felül hozzákapcsolhat olyan tevékenységeket, amelyek ugyanazokat az erőforrásokat igénylik, bár ez nem ajánlott. Mindkét esetben egy megjegyzést célszerű írni a tevékenységhez, hogy emlékeztesse a művelet okára.
3. Növelje meg a MaxEgység értékét (alkalmazzon több erőforrást ugyanabban a szerepben), ha a munkát az adott időben kell befejezni. Ebben az esetben az erőforrás neve inkább a szerepet, mintsem egy adott emberi erőforrást jelöl.
   Tipp: A Részletek ablakban megtekintheti az erőforrások/tevékenységek részletes adatai, függően hogy melyik elemet választja ki a táblázatban.  

7. Fix költségek hozzárendelése a tevékenységekhez

Az erőforrások költségei mellett a tevékenységgel kapcsolatban más költségek is felmerülhetnek, amelyek függetlenek az időtartamtól. Ezeket a Fix költség oszlopban tudja rögzíteni, és a felmerülés módját a Felmerülés oszlopban tudja jelezni: Kedzéskor/Befejezéskor vagy Egyenletesen, ha a tevékenység időtartama alatt egyenletesen merül fel.

A Tevékenységek ablakban, ami a jobb panelen jelenik meg, megtekintheti a költségeloszlást az időben.

Ha pénzügyi korlátai vannak, ami a készpénz-maximumot illeti, elmozgathatja vagy összekapcsolhatja a tevékenységeket, késleltetheti a tevékenységeket az eltérési idő segítségével, vagy egyszerűen újraoszthatja az erőforrásokat, figyelembe véve, hogy a költségelosztás kapcsolatban van az erőforrások időbeli eloszlásával.