A RationalPlan egy olyan projektmenedzsment szoftver, amelyik segítséget nyújt a projektterv elkészítéséhez mind a projektcsapatnak, mind a projektmenedzsereknek abban, hogy elosszák az erőforrásokat, elemezni tudják a munkaterhelést, nyomon tudják követni a munkafolyamatokat, meg tudják becsülni a projekt költségeit és kezelni tudják a költségvetést. Magyar változata is van!
A RationalPlan projekt terv készítő szoftverrel
- egyszerűen kezelhetjük a projekteket, oszthatjuk meg az erőforrásokat a projektek és a tevékenységek között,
- ellenőrzés alatt tarthatjuk az erőforrások felhasználását és pénzügyeit,
- figyelemmel kísérhetjük a kritikus tevékenységeket,
- nyomon követhetjük a projekt előrehaladását a teljesítést, időt és költséget illetően,
- többszörös visszavonás/ismét lehetősége áll rendelkezésünkre több szinten,
- lebonthatjuk a projektet alprojektekre, felépíthetjük az ütemterveket, eloszthatjuk az erőforrásokat, kezelhetjük a kiadásokat (költségeket),
- lépésről lépésre követhetjük a segédletet, amely segít szisztematikusan elkészíteni a projekttervet,
- használhatjuk az ingyenes Project Viewert, amivel megtekinthetők a projektek (de nem módosíthatók), így hasznos a feladatban résztvevők és a megrendelők részére.
A különböző szükségletekhez különböző változatai vannak a RationalPlan szoftvernek. A RationalPlan Single Project verzióval egymáshoz nem kapcsolódó projekteket tudunk kezelni, és a Microsoft Project alternatívája tud lenni. A RationalPlan Multi Project több, összefüggő projekteket tudunk kezelni, ahol az erőforrásokat meg kell osztani és/vagy a tevékenységek között függések vannak. A RationalPlan Project Server a Multi Project verzióhoz nyújt egy központi adattárat a vállalat projektjeihez. Az adatok egyidejű/ellenőrzött elérését teszi lehetővé különböző szinteken. A RationalPlan Project Viewer projektmegtekintő szoftver ingyenes, és az elkészült projekttervet felhasználók (megrendelők, munkavállalók) részére nyújt betekintést a projektbe, de nem teszi lehetővé, hogy módosításokat hajtsanak benne végre, viszont az adatok exportja, a kimutatások készítése és nyomtatása lehetséges.
RationalPlan Single Project
A RationalPlan Single Project verzióval független projekteket lehet kezelni (azaz nincs megosztott erőforrás, nincs kapcsolat a különböző projektek tevékenységei között)
Projekttervezés
- általános adatok (név, megjegyzések, linkek, feltételezések, korlátozások, kockázatok) hozzárendelése a projektekhez
- Naptárak létrehozása, szerkesztése, törlése
- Munkalebontási struktúra (WBS) felépítése
- Függőségek létrehozása tevékenységek között, tartalékidő/időeltérés beállítása
- Tevékenységgel összefüggő adatok kezelése (korlátozások, fix költségek)
Erőforrás-menedzsment
- Projekterőforrások (munkaerő, eszközök, anyagok) definiálása
- Egyedi munkaidő megadásának lehetősége minden egyes emberi erőforráshoz
- Erőforrások hozzárendelése a tevékenységekhez
- Időszakaszos adatok megjelenítése az erőforrások munkájáról és költségéről
- Túlterhelt erőforrások és túlóráztatott erőforrások megjelenítése
Projekt nyomon követése
- Kritikus tevékenységek megjelenítése, amelyek testre szabható tartalékidőtől függenek
- A tevékenységek folyamatának jelölése a teljesítési értékek változtatásával (% kész vagy % munka kész)
- Tevékenységek szűrése különböző szempontok szerint
Egyéb
- Könnyen kezelhető Gantt-diagram (ütemterv)
- Projektútmutató segít lépésről lépésre a projektterv felépítésében, könnyen érthető magyarázatokkal
- Ikon eszközsor a különböző nézetekre specializált nyomógombokkal
- MS Project és MS Excel exportálási lehetőség
- Nyomtatható kimutatások (nyomtatóra közvetlenül vagy pdf fájlba)
- Nyomtatási előnézet sok beállítási lehetőséggel (sablon)
- Több operációs rendszeren üzemel: Microsoft Windows, Mac OS X, Linux és az összes, Java futtatást engedélyező platform
RationalPlan Multi Project
A RationalPlan Multi Project verziót olyan projektmenedzsereknek tervezték, akik a vállalat projektjeit és erőforrásait központilag irányítják. A RationalPlan Single Project tulajdonságai mellett olyan extra lehetőségekkel is rendelkezik, amelyek kezelni tudják az egyes projektek közötti összefüggéseket, mint a tevékenységek egymástól való függését vagy a közös erőforrásokon való osztozást, de az is lehet, hogy az összes projekt adatait egy helyen akarják látni.
A RationalPlan Multi Project verzió tartalmazza a RationalPlan Single Projectnél leírtakat, valamint a következőket:
- Projektek közötti függőségek létrehozása (kapcsolatok különböző projektek tevékenységei között)
- Az összes projekt adatainak elemzése a Projekt Portfólió nézet segítségével
- Vállalatszintű erőforrások (munkaerő, eszköz, anyag) megadása, amelyek több projektben kerülhetnek alkalmazásra, felhasználásra
- Projektügyfelek, kapcsolattartók adatai, fő kapcsolattartó kijelölése
RationalPlan Server
A RationalPlan Multi Project verziót önállóan is lehet használni, de összekapcsolhatjuk a RationalPlan Project Serverrel. (Tehát a szerver verzió használatához szükséges a Multi Project egy vagy több példánya.) Ezzel a projektmenedzser nem csak egy több projektet tartalmazó rendszert tud kezelni, hanem egy többfelhasználós rendszert is kap hozzá. Egyidejűleg többen dolgozhatnak egy projekten a szerverarchitektúrán keresztül.
A RationalPlan Server verzió adminisztrátora tudja beállítani a jogosultságokat, hogy ki mihez férhessen hozzá, milyen adatokat láthasson, módosíthasson. Apache Tomcat szerver szükséges. Ez lehet vállalati szerver vagy bérelt.
- A RationalPlan Multi Project verziót a Project Serverhez kapcsolva egy központosított adatbázissal tudnak dolgozni
- Bárhonnan tudja kezelni a projektmenedzser a projekteket egy webböngészőn keresztül. Ezt használhatják egyedi felhasználók vagy különböző vállalatok, amelyek egyidejű, ellenőrzött hozzáférést kaphatnak az alkalmazottaik számára.
- Saját vagy a szoftverfejlesztő szerverén (felhő szolgáltatás – SAaS) is működtethető a rendszer
- Visszaállítási pontok segítségével visszaállítható egy előző állapot
- Különböző hozzáférési jogosultságokat lehet definiálni a felhasználóknak:
- tervező (Multi Project menedzser),
- ügyfél (stakeholder),
- erőforrás (resource)
- Bármilyen böngésző használható, köztük a Firefox, Internet Explorer, Opera, Chrome, de a legjobb eredmény eléréséhez a Firefox ajánlott.
RationalPlan Viewer
A RationalPlan Project Viewer egy ingyenes, a projekteket dinamikusan mutató szoftver. Folyamatában lehet beletekinteni a projektbe, azt látja a felhasználója, amit a tervezővel látna, de nem lehet vele módosítani semmit a projektben. Ezt a szoftvert a megrendelők és a tevékenységeket végrehajtók használhatják.
- Meg tudja nyitni a Single Project és a Multi Projekt verzióval készített fájlokat
- Minden eredeti nézet és adat elérhető
- Más formátumba történő exportálás és nyomtatás lehetséges
- Kritikus út megjelenítése/elrejtése parancs elérhető
- Megnyithatók az MS Project fájlok (mpp, mpx, xml)
- Korlátlan számban telepíthető, ingyenes
- Összekapcsolható a RationalPlan Project Serverrel
A projekt általános adatainak megadása
Itt kezdődik a projekt megtervezése. Szokásosan egy név és ha szükséges egy kód alapján különböztetjük meg a projekteket. Ha ismert, akkor a várható kezdési időpontot is megadhatjuk (bármikor visszatérhetünk ehhez az ablakhoz, és beállíthatjuk vagy megváltoztathatjuk). A projekt céljainak egy rövid, lényegre törő leírása hasznos lehet a későbbiekben.
Linkek és feljegyzések a projekthez kapcsolódó adatok nyomon követéséhez
A feljegyzések segíthetnek abban, hogy emlékezzünk a fontosabb részletekre. Megadhatunk linkeket más, a projekthez kapcsolódó fontos dokumentumokhoz (projekt szerződés, termékleírások, beszállítók, projekt célok stb.). Megadhatunk az egyes linkeknek egy rövid, releváns leírást, hogy könnyen azonosíthassuk a linkhez kapcsolt fájlt.
A projekt munkaidejének megadása: a naptárak
A naptárak segítségével megadhatjuk az egyes erőforrások munkaidejét, és ütemezhetjük a projekt tevékenységeit. A Naptárszerkesztő segítségével egyedi naptárakat hozhatunk létre.
Speciális napok megadásához kattintsunk az Ünnepnapok, szabadnapok és más speciális napok beállítása címkére.
A feltételezések és korlátozások feljegyzései
A tervezés folyamata alatt a feltételezések azok a tényezők, amelyeket igaznak, valóságosnak vagy bizonyosnak tekintünk, és bizonyos kockázatot hordoznak magukban (pl. a projekt fejlesztésnek szüksége van egy bizonyos engedéllyel rendelkező személyre egy adott területen, és a projektmenedzser feltételezheti, hogy lesz majd ilyen.)
A korlátozások olyan tényezők, amelyek befolyásolják a projekt kimenetelét. A legtöbbször előforduló korlát a költségvetés, amely korlátozza a hatókört (célokat), a munkatársakat és az ütemezést. Építkezésnél az időjárás is komoly befolyásoló tényező lehet a projekt sikeres megvalósításához.
Mind a feltételezések, mind a korlátozások fontos kérdések, amelyeket figyelembe kell venni a projekt folyamán.
Kockázatok beazonosítása
A kockázatok beazonosítása a projekttervezés korábbi szakaszában növeli a projekt sikerességének esélyét. Itt megadhatjuk az egyes kockázati tényezőknek a fontosságát és a bekövetkeztének a valószínűségét. Itt kigondolhatunk tervet arra, hogy hogyan tudunk válaszolni a kockázatokra, hogyan tudjuk csökkenteni a fenyegetéseket. Ezeket a táblázat alatt található Megjegyzés rovatban tudjuk megtenni.
A projekt munkalebontási struktúrájának (WBS) létrehozása
Sose szabad az ütemterv készítéséhez hozzákezdeni, mielőtt nem készítettük el a megfelelő WBS-t.
Egyszerűen megfogalmazva: a WBS (munkalebontási struktúra) a projekt kisebb egységekre történő lebontását jelenti, lehetőség szerint teljesítés-orientáltan. A WBS nem maga a projektterv, és nem is egy ütemterv (és nem a tevékenységek időbeli sorrendje)!
A munkalebontási struktúra elkészítéséhez először meg kell határozni a projekt fő teljesítendő eseményeit. Ezután ezeket az eseményeket kell olyan kisebb részekre lebontani, amelyek elég kicsik ahhoz, hogy egyetlen tevékenységnek nevezhessük.
A projekt tevékenységeinek meghatározása
Azon tevékenységek meghatározása, amelyeknek végeredménye a munkalebontási struktúrát (WBS) képező események.
Munkaerő és eszközök
Az egyes projekttevékenységek alapján meg kell határoznunk az emberi erőforrás és a tárgyieszköz-szükségletet (a Multi Projekt verzióban alaphelyzetben az összes erőforrás megosztott lesz a vállalat összes projektje között, így amikor egy új projektet hozunk létre, már lehet, hogy rendelkezni fogunk az adott erőforrással).
Az egyes erőforrások használhatják a vállalati naptárat, de egyedi naptárat is megadhatunk, amiben például mások a szabadnapok, szabadságok stb. Más óradíjat adhatunk meg a normál munkaórákhoz, és mást a túlórához.
Alapanyagforrások
Minden egyes projekthez meg lehet adni a szükséges anyagok adatait: az egységárat, a mértékegységet, a kódját és a felmerülésük típusát.
Költségforrások
Ezek közé az erőforrások közé tartoznak a kézi eszközök költsége, utazási költségek, tréning vagy menedzsment díjak vagy egyéb fix költségek. Amikor egy költségforrást rendelünk egy tevékenységhez, megadhatjuk az ahhoz tartozó költség mértékét.
Erőforrások hozzárendelése feladatokhoz
A projekt minden egyes tevékenységéhez meg kell határozni a szükséges erőforrásokat, és ki kell választani a megfelelő munkaerőt, eszközöket, figyelembe kell venni a tapasztalatot és a képességeket is. Töltsük ki az erőforrás-tevékenység hozzárendelések mennyiségét, figyelembe véve a maximális rendelkezésre álló mennyiséget az egyes erőforrásokból. Ha 0 (nulla) értéket adunk meg, az azt jelenti, hogy az erőforrás nem dolgozik a tevékenységben (csak felelős érte).
Erőforrás-kiegyenlítés
A túlterhelt erőforrások, valamint a túlórában dolgozó erőforrások pirossal fognak megjelenni. Ellenőrizzük le az idődiagramot, használjuk a kicsinyítés/nagyítás funkciót, hogy meghatározzuk pontosan a problémás időszakot. Ebben a nézetben mind a tevékenység, mind az erőforrás részletes adatai láthatók, így könnyebben átrendezhetjük az erőforrásokat, vagy végezhetünk más műveleteket, hogy megoldódjon a túlterheltség.
A költségelosztás kezelése a tevékenységek között
Előfordulhatnak olyan esetek, amikor az erőforrások költségei mellett a projektben a tevékenységekhez egyéb költségek merülnek fel. Itt megadhatjuk ezeket, és megadhatjuk a felmerülés típusát is. A tevékenység-költségek időbeli eloszlása a jobb oldalon látható.
A projekt folyamatának nyomon követése
Miután a projektet gondosan megterveztük és elindítottuk, a projektmenedzsernek figyelemmel kell kísérnie a projekt folyamatának alakulását, és naprakészen kell tartania az ütemtervet a tevékenységek teljesülésével együtt. Ebben a nézetben ezt tehetjük meg. A már elvégzett tevékenységek a Gantt-diagramban (ütemtervben) sötétebb színnel vannak jelölve (ha nem módosítottuk az alapbeállításokat). Frissíthetjük a tevékenységek időtartamát is, így az ütemterv az aktuális projekt folyamat állapotát fogja mutatni.